Estudios de Factibilidad:
En general los análisis de factibilidad más profundos, o los estudios de factibilidad, se completan durante la fase de diseño de sistemas, en general durante la consideración de la evaluación de las diferentes alternativas de solución propuestas. Los estudios de factibilidad consideran la factibilidad técnica, económica y operacional de cada alternativa, así como si el proyecto es o no apropiado dados los factores políticos y otros del contexto institucional.
Factibilidad operacional:
Esta factibilidad comprende una determinación de la probabilidad de que un nuevo sistema se use como se supone. Deberían considerarse cuatro aspectos de la factibilidad operacional por lo menos. Primero, un nuevo sistema puede ser demasiado complejo para los usuarios de la organización o los operadores del sistema. Si lo es, los usuarios pueden ignorar el sistema o bien usarlo en tal forma que cause errores o fallas en el sistema. Segundo, un sistema puede hacer que los usuarios se resistan a él como consecuencia de una técnica de trabajo, miedo a ser desplazados, intereses en el sistema antiguo u otras razones. Para cada alternativa debe explorarse con cuidado la posibilidad de resistirse al cambio al nuevo sistema. Tercero, un nuevo sistema puede introducir cambios demasiado rápido para permitir al personal adaptarse a él y aceptarlo. Un cambio repentino que se ha anunciado, explicado y “vendido” a los usuarios con anterioridad puede crear resistencia. Sin importar qué tan atractivo pueda ser un sistema en su aspecto económico si la factibilidad operacional indica que tal vez los usuarios no aceptarán el sistema o que uso resultará en muchos errores o en una baja en la moral, el sistema no debe implantarse. Una última consideración es la probabilidad de la obsolescencia subsecuente en ele sistema. La tecnología que ha sido anunciada pero que aún no está disponible puede ser preferible a la tecnología que se encuentra en una o más de las alternativas que se están comparando, o cambios anticipados en las practicas o políticas administrativas pueden hacerse que un nuevo sistema sea obsoleto muy pronto. En cualquier caso, la implantación de la alternativa en consideración se convierte en impráctica. Un resultado frecuente de hallazgos negativos acerca de la factibilidad operacional de un sistema es que éste no se elimina sino que se simplifica para mejorar su uso. Otras posibilidades son que los programas de relaciones públicas o de entrenamiento estén diseñados para enfocarse a sobreponerse a la resistencia a un nuevo sistema, o se desarrollan formas para hacer fases en el nuevo sistema en un largo periodo para que el cambio total, que traumatizaría a los usuarios u operadores, se convierta en una serie de pequeños cambios.
Factibilidad Técnica: El análisis de factibilidad técnica evalúa si el equipo y software están disponibles (o, en el caso del software, si puede desarrollarse) y si tienen las capacidades técnicas requeridas por cada alternativa del diseño que se esté considerando. Los estudios de factibilidad técnica también consideran las interfases entre los sistemas actuales y nuevo. Por ejemplo, los componentes que tienen diferentes especificaciones de circuito no pueden interconectarse, y los programas de software no pueden pasar datos a otros programas si tienen diferentes formatos en los datos o sistemas de codificación; tales componentes y programas no son compatibles técnicamente. Sin embargo, puede hacerse una interfase entre los sistemas no compatibles mediante la emulación, la cual son circuitos diseñados para hacer que los componentes sean compatibles, o por medio de la simulación, que es un programa de cómputo que establece compatibilidad, pero con frecuencia estas formas de factibilidad técnica no están disponibles o son demasiado costosas. Los estudios de factibilidad técnica también consideran si la organización tiene el personal que posee la experiencia técnica requerida para diseñar, implementar, operar y mantener el sistema propuesto. Si el personal no tiene esta experiencia, puede entrenársele o pueden emplearse nuevos o consultores que la tengan. Sin embargo, una falta de experiencia técnica dentro de la organización puede llevar al rechazo de una alternativa particular.
Factibilidad Económica:
Los estudios de factibilidad económica incluyen análisis de costos y beneficios asociados con cada alternativa del proyecto. Con análisis de costos/beneficio, todos los costos y beneficios de adquirir y operar cada sistema alternativo se identifican y se hace una comparación de ellos.
Primero se comparan los costos esperados de cada alternativa con los beneficios esperados para asegurarse que los beneficios excedan a los costos. Después la proporción costo/beneficio de cada alternativa se compara con las proporcionan costo/beneficio de las otras alternativas para identificar la alternativa que sea más atractiva e su aspecto económico. Una tercera comparación, por lo general implícita, se relaciona con las formas en que la organización podría gastar su dinero de modo que no fuera en un proyecto de sistemas. Los costos de implementación incluyen comúnmente el costo remanente de la investigación de sistemas (ara este propósito, los costos en los que ya se ha incurrido no son relevantes), los costos de hardware y software, los costos de operación del sistema para su vida útil esperada, y los costos de mano de obra, material, energía, reparaciones y mantenimiento. A través del análisis de costo/beneficio, la organización debe apoyarse en los conceptos tradicionales de análisis financiero y las herramientas como teoría del valor presente, análisis de costos diferenciales y análisis de flujos descontados.
Algunos costos y beneficios pueden cuantificarse fácilmente. Los beneficios que pueden cuantificarse con facilidad son de dos tipos generales: Ahorros en costos, tales como una disminución en costos de operación y aumentos en las utilidades directas. Como un ejemplo de lo último, un cliente podría haber contratado la suministración de pedidos de una cantidad conocida si la organización implanta un sistema que información que proporcione al cliente información continua acerca del estado de la producción en proceso de los embarques planeados de mercancía, de tal forma que a los clientes de dicho cliente pueda dárseles estimaciones exactas de cuándo estará disponible la mercancía.
Un problema importante con el análisis de costos/beneficio es la atención inadecuada de costos y beneficios intangibles. Éstos son aspectos de las alternativas de los nuevos sistemas que sí afectan los costos y utilidades y deberían evaluarse pero que los afectan en formas que no pueden cuantificarse fácilmente. Los factores intangibles con frecuencia están relacionados a la calidad de la información proporcionada por el sistema y a veces a formas sutiles en que esta información afecta a la empresa, tal como alternando las actitudes para que la información sea vista como un recurso. Con frecuencia los diseñadores de sistemas no están a gusto basando sus recomendaciones en intangibles "vagos" que deben estimarse en forma contraria a lo que se llama "hechos Duros" de costos y beneficios fácilmente cuantificables; prefieren justificar sus recomendaciones con datos determinados objetivamente. Cuando se da mayor importancia a los costos y beneficios cuantificables que a los costos y beneficios intangibles, quizá haya una desviación contra el nuevo sistema por que la mayoría de los costos pueden cuantificarse de manera fácil, mientras muchos de los beneficios más importantes pueden ser intangibles y por lo tanto no se consideran correctamente. Dos beneficios intangibles son el servicio a clientes y mejor información administrativa. Por ejemplo, los clientes pueden recibir información puntual y exacta acerca de los envíos, estados y otros informes más exactos, y nuevos servicios. Los cajeros electrónicos en los bancos que permiten a los clientes realizar operaciones 24 horas al día y que pueden resultar en un mayor número de clientes y utilidades para el banco, son un ejemplo de un servicio al cliente. Además, un nuevo sistema puede proporcionar una mejor imagen de la organización a sus clientes, vendedores, y empleados, que ayuda a atraer más clientes a que ayuda a retener a los empleados. Los beneficios intangibles importantes pueden ser adquiridos de un nuevo sistema de información. Es cierto que el principal ímpetu al desarrollar un nuevo sistema puede ser la expectativa de información más exacta y a tiempo, un mejor formato de los informes, o informes que estén más enfocados a áreas particulares de problemas. Por ejemplo, los informes pueden recibirse más pronto después del cierre del periodo, o el nuevo sistema puede hacer que la información esté disponible con base en preguntas durante todo el tiempo. Además en muchos casos el nuevo sistema proporciona información que antes no estaba disponible, como información de los costos estándares o incrementos en los costos.
También pude haber menos beneficios intangibles obvios. Un nuevo sistema puede proporcionar mejor control sobre las operaciones de la organización, o puede ser que la auditoría sea más rápida o a un costo menor. Un beneficio intangible final es que la experiencia obtenida de la investigación de sistemas y del uso de un sistema de información más avanzado a menudo coloca a la organización en una mejor posición para tomar ventajas de desarrollos futuros en tecnología de computación y sistemas de información. Por ejemplo, es posible que la experiencia obtenida del desarrollo de una base de datos de personal tenga mucho valor si la organización decide implantar una base de datos financiera; no sólo estará afectando positivamente l diseño de la base de datos financiera, sino que también existirá una reducción en los costos de su desarrollo, que es un ahorro en costos hacia el siguiente proyecto de sistemas que debería considerarse como un beneficio proporcional por el proyecto actual. La mayoría de los costos y beneficios intangibles de una alternativa afectan en forma indirecta las utilidades, pero esto es difícil de medir.
Algunos costos y beneficios pueden cuantificarse fácilmente. Los beneficios que pueden cuantificarse con facilidad son de dos tipos generales: Ahorros en costos, tales como una disminución en costos de operación y aumentos en las utilidades directas. Como un ejemplo de lo último, un cliente podría haber contratado la suministración de pedidos de una cantidad conocida si la organización implanta un sistema que información que proporcione al cliente información continua acerca del estado de la producción en proceso de los embarques planeados de mercancía, de tal forma que a los clientes de dicho cliente pueda dárseles estimaciones exactas de cuándo estará disponible la mercancía.
Un problema importante con el análisis de costos/beneficio es la atención inadecuada de costos y beneficios intangibles. Éstos son aspectos de las alternativas de los nuevos sistemas que sí afectan los costos y utilidades y deberían evaluarse pero que los afectan en formas que no pueden cuantificarse fácilmente. Los factores intangibles con frecuencia están relacionados a la calidad de la información proporcionada por el sistema y a veces a formas sutiles en que esta información afecta a la empresa, tal como alternando las actitudes para que la información sea vista como un recurso. Con frecuencia los diseñadores de sistemas no están a gusto basando sus recomendaciones en intangibles "vagos" que deben estimarse en forma contraria a lo que se llama "hechos Duros" de costos y beneficios fácilmente cuantificables; prefieren justificar sus recomendaciones con datos determinados objetivamente. Cuando se da mayor importancia a los costos y beneficios cuantificables que a los costos y beneficios intangibles, quizá haya una desviación contra el nuevo sistema por que la mayoría de los costos pueden cuantificarse de manera fácil, mientras muchos de los beneficios más importantes pueden ser intangibles y por lo tanto no se consideran correctamente. Dos beneficios intangibles son el servicio a clientes y mejor información administrativa. Por ejemplo, los clientes pueden recibir información puntual y exacta acerca de los envíos, estados y otros informes más exactos, y nuevos servicios. Los cajeros electrónicos en los bancos que permiten a los clientes realizar operaciones 24 horas al día y que pueden resultar en un mayor número de clientes y utilidades para el banco, son un ejemplo de un servicio al cliente. Además, un nuevo sistema puede proporcionar una mejor imagen de la organización a sus clientes, vendedores, y empleados, que ayuda a atraer más clientes a que ayuda a retener a los empleados. Los beneficios intangibles importantes pueden ser adquiridos de un nuevo sistema de información. Es cierto que el principal ímpetu al desarrollar un nuevo sistema puede ser la expectativa de información más exacta y a tiempo, un mejor formato de los informes, o informes que estén más enfocados a áreas particulares de problemas. Por ejemplo, los informes pueden recibirse más pronto después del cierre del periodo, o el nuevo sistema puede hacer que la información esté disponible con base en preguntas durante todo el tiempo. Además en muchos casos el nuevo sistema proporciona información que antes no estaba disponible, como información de los costos estándares o incrementos en los costos.
También pude haber menos beneficios intangibles obvios. Un nuevo sistema puede proporcionar mejor control sobre las operaciones de la organización, o puede ser que la auditoría sea más rápida o a un costo menor. Un beneficio intangible final es que la experiencia obtenida de la investigación de sistemas y del uso de un sistema de información más avanzado a menudo coloca a la organización en una mejor posición para tomar ventajas de desarrollos futuros en tecnología de computación y sistemas de información. Por ejemplo, es posible que la experiencia obtenida del desarrollo de una base de datos de personal tenga mucho valor si la organización decide implantar una base de datos financiera; no sólo estará afectando positivamente l diseño de la base de datos financiera, sino que también existirá una reducción en los costos de su desarrollo, que es un ahorro en costos hacia el siguiente proyecto de sistemas que debería considerarse como un beneficio proporcional por el proyecto actual. La mayoría de los costos y beneficios intangibles de una alternativa afectan en forma indirecta las utilidades, pero esto es difícil de medir.
La siguiente es una forma de cuantificar los costos y beneficios intangibles:
1. Identificar las causas y efectos directos. Por ejemplo, el efecto directo de computarizar tareas repetitivas puede ser que un nuevo sistema mejore los trabajos actuales y mejore la moral.
2. Identificar los efectos indirectos. Por ejemplo, una mejor moral puede resultar en cerca de 5% menos ausentismo y un 10% menos en el índice de rotación de empleados.
3. Estimar el impacto económico de los efectos indirectos para la vida estimada del sistema. Por ejemplo, una reducción en los retrasos de la programación y horas extras debidas a la reducción del ausentismo puede ahorrar casi $2,000 al año, y una reducción en los costos de entrenamiento debidos a una reducción en la rotación de los empleados puede ahorrar hasta $3,000 al año. El beneficio total (ahorro en costos) debido a una mejora en los empleos sería entonces $5,000 al año o de $20,000 para una vida estimada de 4 años del sistema.
Esta forma puede usarse para una gran variedad de costos y beneficios intangibles. Aunque arbitraria y subjetiva, es preferible a ignorar los intangibles. Esta forma puede describirse como “hacer tangibles los intangibles”.
Una forma alternativa es dejar sin cuantificar a los intangibles. Después, los usuarios y diseñadores de sistemas los estudian y llegan a un acuerdo acerca de la importancia relativa de lo cuantificado y de los costos y beneficios intangibles. Sin embargo, con frecuencia los costos y beneficios intangibles no se analizan completamente, y no se hace ningún intento para llegar a un acuerdo acerca de su importancia.
2. Identificar los efectos indirectos. Por ejemplo, una mejor moral puede resultar en cerca de 5% menos ausentismo y un 10% menos en el índice de rotación de empleados.
3. Estimar el impacto económico de los efectos indirectos para la vida estimada del sistema. Por ejemplo, una reducción en los retrasos de la programación y horas extras debidas a la reducción del ausentismo puede ahorrar casi $2,000 al año, y una reducción en los costos de entrenamiento debidos a una reducción en la rotación de los empleados puede ahorrar hasta $3,000 al año. El beneficio total (ahorro en costos) debido a una mejora en los empleos sería entonces $5,000 al año o de $20,000 para una vida estimada de 4 años del sistema.
Esta forma puede usarse para una gran variedad de costos y beneficios intangibles. Aunque arbitraria y subjetiva, es preferible a ignorar los intangibles. Esta forma puede describirse como “hacer tangibles los intangibles”.
Una forma alternativa es dejar sin cuantificar a los intangibles. Después, los usuarios y diseñadores de sistemas los estudian y llegan a un acuerdo acerca de la importancia relativa de lo cuantificado y de los costos y beneficios intangibles. Sin embargo, con frecuencia los costos y beneficios intangibles no se analizan completamente, y no se hace ningún intento para llegar a un acuerdo acerca de su importancia.
